Verbinden Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Domain mit Microsoft 365

Wenn Sie E-Mails für Ihre Domain lieber über Microsoft 365 (mit Outlook auf dem Desktop, im Web und auf Mobilgeräten) empfangen und versenden möchten, anstatt über cPanel Webmail, führt Sie diese Anleitung durch jeden einzelnen Schritt, den wir selbst anwenden.

Wichtiger Hinweis: Sobald der E-Mail-Verkehr zu Microsoft 365 umgestellt wird, erhalten Ihre bestehenden cPanel-E-Mail-Konten für diese Domain keine neuen E-Mails mehr. Bereits vorhandene E-Mails bleiben dort archiviert, neue E-Mails werden jedoch an M365 zugestellt. Bitte planen Sie entsprechend.

Die Schnellmethode: Melden Sie sich an und öffnen Sie Ihre E-Mail-Verbindungsseite. Wählen Sie Ihre Domain und Microsoft 365 aus, fügen Sie die Daten ein, die Microsoft Ihnen in Schritt 1 gibt, und wir fügen die Einträge für Sie hinzu, einschließlich DMARC. Wenn Sie diesen Weg nutzen, überspringen Sie die Schritte 2 und 3 und fahren Sie mit Schritt 4 fort.

Sie haben nur Ihre Domain bei uns, aber kein Hosting? Dann steht Ihnen cPanel nicht zur Verfügung. Nutzen Sie daher die oben beschriebene Schnellmethode. Schritt 3 ist für Sie nicht relevant. Wenn in einem Schritt der Zonen-Editor erwähnt wird, verwenden Sie stattdessen die DNS-Seite Ihrer Domain. Falls Ihre Domain E-Mails weiterleitet, endet die Weiterleitung, sobald Sie die Verbindung herstellen. Erstellen Sie daher zuerst Ihre Postfächer.

1. Ihre Domain zum Microsoft 365-Mandanten hinzufügen

Unter admin.microsoft.com:

1. Einstellungen → Domains → Domain hinzufügen
2. Geben Sie Ihre Domain ein (z. B. example.co.uk) und klicken Sie auf „Diese Domain verwenden“.
3. Wenn Sie gefragt werden, wie die Inhaberschaft verifiziert werden soll, wählen Sie „Einen TXT-Eintrag hinzufügen“ aus. Microsoft zeigt Ihnen einen Wert wie MS=ms12345678 an. Diesen fügen Sie in Schritt 2 hinzu.
4. Wenn Sie nach der Verbindungsart gefragt werden: Wählen Sie „Eigene DNS-Einträge hinzufügen“ (Sie verfügen bei Gravity Host bereits über die volle DNS-Verwaltung; lassen Sie also nicht zu, dass Microsoft Ihre Nameserver ändert).

2. DNS-Einträge über cPanel Zonen-Editor hinzufügen

Öffnen Sie in Ihrem Gravity Host cPanel den Zone Editor für die Domain. Sie fügen die Einträge hinzu, die Microsoft Ihnen in Schritt 1 angezeigt hat, sowie einige weitere:

Typ	Name	Wert	Priorität
TXT	@	MS=ms12345678 (Ihr Wert aus M365)	Keine
MX	@	example-co-uk.mail.protection.outlook.com	0
CNAME	automatische Erkennung	autodiscover.outlook.com	Keine
TXT	@	v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all	Keine

Hinweis zum MX-Wert: Microsoft ersetzt Punkte in Ihrer Domain durch Bindestriche, wenn der Hostname für den E-Mail-Schutz generiert wird. Kopieren Sie immer den exakten Wert aus dem Microsoft-Einrichtungsassistenten. Erstellen Sie ihn nicht selbst. Neuere Domains erhalten möglicherweise stattdessen einen Wert, der auf .mx.microsoft endet; dies ist genauso gut.

Hinweis zu SPF: Wenn Sie auch E-Mails über cPanel versenden (z. B. Transaktions-E-Mails von einer Website unter derselben Domain), verwenden Sie stattdessen einen kombinierten SPF-Eintrag. Siehe „Tipps“ unten.

3. Remote Mail Exchanger in cPanel einrichten (Hosting-Kunden)

Dies ist der Schritt, den die meisten Anleitungen auslassen, und er verursacht echte Probleme, wenn man ihn überspringt.

Selbst nach einer Änderung des MX-Eintrags behandelt cPanel die Domain standardmäßig weiterhin als lokalen Mail-Exchanger und versucht, eingehende E-Mails an ein cPanel-Postfach zuzustellen. Da die Postfächer nun bei Microsoft gehostet werden, führt diese lokale Zustellung dazu, dass Nachrichten, die eigentlich an Outlook hätten gehen sollen, unbemerkt „verschluckt“ werden.

1. cPanel → E-Mail-Routing
2. Wählen Sie die Domain aus
3. Wechseln Sie von Local Mail Exchanger zu Remote Mail Exchanger
4. Speichern

Ab diesem Punkt berücksichtigt cPanel den MX-Eintrag und greift nicht weiter ein.

4. In Microsoft 365 verifizieren und Postfächer hinzufügen

1. Zurück in admin.microsoft.com → Domains → klicken Sie auf Weiter / Überprüfen. Microsoft überprüft die in Schritt 2 hinzugefügten Einträge. Der Domainstatus ändert sich zu Fehlerfrei.
2. Fügen Sie Ihre E-Mail-Adressen für die Domain hinzu. Zwei gängige Muster:
   • Vorhandenes lizenziertes Postfach + Alias: Benutzer öffnen, Benutzername und E-Mail verwalten, einen Alias wie info@yourdomain.co.uk hinzufügen. Kostenlos, keine zusätzliche Lizenz erforderlich.
   • Gemeinsames Postfach: Teams & Gruppen → Gemeinsame Postfächer → Hinzufügen. Verwenden Sie diese Option für Adressen wie support@, die von mehreren Personen gelesen werden. Bis zu 50 GB, kostenlos, es wird keine Lizenz verbraucht.

5. DKIM in Microsoft Defender aktivieren

Dies ist der Schritt, der oft vergessen wird, der aber maßgeblich dazu beiträgt, dass Ihre E-Mail im Posteingang landet. DKIM versieht jede Nachricht mit einer Signatur, die bestätigt, dass sie von Ihrer Domain stammt.

1. Öffnen Sie die Einstellungen für die E-Mail-Authentifizierung in Microsoft Defender (E-Mail & Zusammenarbeit → Richtlinien & Regeln → Bedrohungsrichtlinien → Einstellungen für die E-Mail-Authentifizierung → DKIM).
2. Klicken Sie auf Ihre Domain. Falls Microsoft DKIM-Schlüssel erstellen anbietet, klicken Sie darauf. Anschließend werden Ihnen zwei CNAME-Einträge angezeigt.
3. Fügen Sie die beiden Einträge selector1._domainkey und selector2._domainkey mit genau den Werten hinzu, die Microsoft anzeigt. Diese Werte sind für jedes Microsoft-Konto unterschiedlich und können daher nicht erraten werden. Mit Hosting fügen Sie die Einträge im Zonen-Editor hinzu. Haben Sie nur Ihre Domain bei uns, fügen Sie die Einträge auf der DNS-Seite Ihrer Domain hinzu.
4. Zurück in Defender aktivieren Sie Nachrichten für diese Domain mit DKIM-Signaturen signieren. Falls die Meldung erscheint, dass die Einträge noch nicht gefunden wurden, warten Sie einen Moment und versuchen Sie es erneut.

6. DMARC-Eintrag hinzufügen

DMARC teilt anderen E-Mail-Diensten mit, wie mit E-Mails umzugehen ist, die vorgeben, von Ihrer Domain zu stammen, aber die SPF- und DKIM-Prüfungen nicht bestehen. In Microsoft gibt es dafür keine separate Option: Es handelt sich um einen zusätzlichen DNS-Eintrag. Die Seite zur E-Mail-Verbindung fügt ihn automatisch hinzu, falls Ihre Domain noch keinen hat. So fügen Sie ihn selbst hinzu:

• Typ: TXT
• Name: _dmarc
• Wert: v=DMARC1; p=none

Wenn Sie Hosting nutzen, fügen Sie es im Zone Editor hinzu. Wenn Sie nur die Domain haben, fügen Sie es auf der DNS-Seite Ihrer Domain hinzu.

Mit p=none wird nichts blockiert; es kann also bedenkenlos sofort eingerichtet werden. Sobald SPF und DKIM funktionieren und der E-Mail-Versand einige Wochen lang reibungslos verlaufen ist, können Sie die Einstellung auf p=quarantine und später auf p=reject ändern. Dadurch wird verhindert, dass andere Personen E-Mails in Ihrem Namen versenden. Eine Domain sollte immer nur über einen einzigen _dmarc-Eintrag verfügen.

7. Optional: Catch-all an ein Postfach

Wenn alle E-Mails an Ihre Domain (unabhängig davon, ob die jeweilige Adresse von Ihnen erstellt wurde oder nicht) in einem einzigen Posteingang landen sollen, fügen Sie eine E-Mail-Flussregel hinzu:

1. Exchange-Verwaltung → Nachrichtenfluss → Regeln → Regel hinzufügen → Neue Regel erstellen
2. Anwenden, wenn: Empfänger → Adresse enthält eines dieser Wörter → yourdomain.co.uk
3. Tun Sie Folgendes: Nachricht umleiten an → Ihr Sammelpostfach
4. Außer wenn: Der Empfänger ist → dasselbe Catch-all-Postfach (verhindert Weiterleitungsschleife)
5. Speichern Sie die Regel und schalten Sie sie in der Regelliste auf Ein.

8. Optional: Transaktions-E-Mails von Ihrer Website über M365 versenden

Wenn Ihre Website E-Mails versendet (z. B. über Kontaktformulare oder als Bestellbestätigungen), laufen diese standardmäßig über das Mail-Relay von cPanel. Wenn Sie diese stattdessen über Microsoft versenden möchten, damit sie dieselbe Reputation genießen wie die Antworten aus Ihrem Posteingang, können Sie den ausgehenden E-Mail-Verkehr der Website über einen Inbound-Connector Ihres M365-Tenants leiten.

Dies ist etwas komplexer und spezifisch für Microsoft-Konten: Eröffnen Sie ein Support-Ticket bei uns, und wir führen Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung.

Tipps und Fallstricke

Kombinierter SPF-Eintrag, wenn Sie weiterhin über cPanel versenden

Wenn Ihre Website auf cPanel transaktionsbezogene E-Mails versendet und sich Ihr Postfach bei Microsoft 365 befindet, führt ein reiner M365-SPF-Eintrag dazu, dass E-Mails der Website die SPF-Prüfung nicht bestehen. Verwenden Sie stattdessen diese kombinierte Version:

v=spf1 +a +mx +include:relay.mailchannels.net +include:spf.protection.outlook.com ~all

Migration bestehender cPanel-Postfächer

Wenn Sie E-Mails in cPanel-Postfächern haben, die Sie in Outlook behalten möchten, richten Sie zunächst das neue Microsoft-Postfach ein (mit aktiviertem IMAP). Verbinden Sie dann beide Konten per IMAP in einem Desktop-E-Mail-Programm (z. B. Outlook oder Thunderbird) und verschieben Sie die Ordner per Drag-and-Drop. Auf diese Weise werden die E-Mails kopiert, bevor Sie die MX-Einträge umstellen.

E-Mails nach MX-Umstellung „verschwunden“

Wenn nach der MX-Umstellung E-Mails verschwinden, liegt das fast immer an einer von zwei Ursachen:

1. „Remote Mail Exchanger“ ist nicht konfiguriert (Hosting-Kunden): siehe Schritt 3 oben. cPanel versucht weiterhin, die E-Mails lokal zuzustellen.
2. Die Empfängeradresse existiert noch nicht in M365: Microsoft lehnt E-Mails an unbekannte Postfächer ab. Fügen Sie die Adresse als Postfach oder Alias hinzu oder richten Sie die Catch-All-Regel in Schritt 7 ein.

Verifizierung dauert ewig

DNS-Änderungen über cPanel werden innerhalb weniger Minuten auf unseren Nameservern wirksam, externe Resolver speichern jedoch die alten Werte im Cache. Verwenden Sie ein Tool wie dig TXT yourdomain.co.uk @1.1.1.1 oder whatsmydns.net, um zu überprüfen, welche Werte im öffentlichen DNS sichtbar sind.

Brauchen Sie Hilfe?

Eröffnen Sie ein Ticket, und wir gehen den Prozess gemeinsam mit Ihnen durch, oder wir übernehmen die M365-Einrichtung auf Wunsch für Sie: Die meisten Domains sind in etwa 30 Minuten einsatzbereit.