Połącz pocztę w swojej domenie z Microsoft 365

Jeśli wolisz odbierać (i wysyłać) wiadomości e-mail dla swojej domeny za pośrednictwem Microsoft 365 (korzystając z Outlook na komputerze, w przeglądarce lub na urządzeniu mobilnym) zamiast z poziomu poczty webmail cPanel, ten poradnik przeprowadzi Cię przez wszystkie kroki, które sami stosujemy.

Uwaga: Gdy obsługa poczty zostanie przeniesiona do Microsoft 365, dotychczasowe konta e-mail cPanel dla tej domeny przestaną odbierać nowe wiadomości. Zawartość skrzynek pozostanie w nich w celach archiwalnych, natomiast nowa poczta będzie trafiać do M365. Zaplanuj to odpowiednio.

Szybki sposób: zaloguj się i otwórz stronę konfiguracji poczty e-mail. Wybierz swoją domenę oraz Microsoft 365, wklej dane udostępnione przez Microsoft w kroku 1, a my dodamy odpowiednie rekordy, w tym DMARC. Jeśli z niego korzystasz, pomiń kroki 2 i 3, a następnie przejdź do kroku 4.

Posiadasz u nas tylko domenę, bez hostingu? Nie będziesz mieć dostępu do cPanel, więc skorzystaj z opisanej wyżej szybkiej metody. Krok 3 Cię nie dotyczy. W miejscach, gdzie mowa o narzędziu Zone Editor, użyj strony DNS dla swojej domeny. Jeśli Twoja domena ma skonfigurowane przekierowanie poczty, przestanie ono działać po nawiązaniu połączenia, dlatego najpierw utwórz swoje skrzynki e-mail.

1. Dodaj swoją domenę do dzierżawy Microsoft 365

W witrynie admin.microsoft.com:

1. Ustawienia → Domeny → Dodaj domenę
2. Wprowadź swoją domenę (np. example.co.uk) i kliknij Użyj tej domeny.
3. Gdy pojawi się pytanie o sposób weryfikacji własności, wybierz opcję dodania rekordu TXT. Firma Microsoft wyświetli wartość w formacie takim jak MS=ms12345678. Wartość tę dodasz w kroku 2.
4. Gdy pojawi się pytanie o sposób połączenia, wybierz opcję dodania własnych rekordów DNS (dysponujesz już pełnym DNS w Gravity Host, więc nie pozwól firmie Microsoft na zmianę Twoich serwerów nazw).

2. Dodaj rekordy DNS za pomocą edytora stref cPanel

W cPanel Gravity Host otwórz Zone Editor dla danej domeny. Dodasz tam rekordy wskazane przez firmę Microsoft w kroku 1 oraz kilka innych:

Typ	Imię	Wartość	Priorytet
TXT	@	MS=ms12345678 (Twoja wartość z M365)	Brak
MX	@	example-co-uk.mail.protection.outlook.com	0
CNAME	autodiscover	autodiscover.outlook.com	Brak
TXT	@	v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all	Brak

Uwaga dotycząca wartości MX: Podczas generowania nazwy hosta do ochrony poczty Microsoft zastępuje kropki w nazwie domeny myślnikami. Zawsze kopiuj dokładną wartość z kreatora konfiguracji firmy Microsoft; nie twórz jej samodzielnie. W przypadku nowszych domen może zostać przypisana wartość kończąca się na .mx.microsoft, co jest rozwiązaniem równie właściwym.

Uwaga dotycząca SPF: Jeśli wysyłasz również wiadomości z cPanel (np. e-maile transakcyjne ze strony internetowej w tej samej domenie), użyj zamiast tego połączonego rekordu SPF. Zobacz sekcję „Wskazówki” na dole strony.

3. Skonfiguruj zdalny serwer pocztowy (Remote Mail Exchanger) w cPanel (dla klientów hostingu)

To krok, który większość poradników pomija, a jego pominięcie powoduje poważne problemy.

Even after the MX record is changed, cPanel by default still treats the domain as a local mail exchanger and tries to deliver any mail it sees to a cPanel mailbox. With Microsoft now hosting the mailboxes, that local delivery silently swallows messages that should have gone to Outlook.

1. cPanel → Routing poczty
2. Wybierz domenę
3. Przełącz z Lokalnego serwera pocztowego na Zdalny serwer pocztowy
4. Zapisz

Od tego momentu cPanel uwzględnia rekord MX i nie ingeruje w proces.

4. Zweryfikuj w Microsoft 365 i dodaj skrzynki pocztowe

1. Wróć do admin.microsoft.com → Domeny → kliknij Kontynuuj / Zweryfikuj. Firma Microsoft sprawdzi rekordy dodane w kroku 2. Stan domeny zmieni się na „Prawidłowy”.
2. Dodaj swoje adresy e-mail dla domeny. Dwa popularne schematy:
   • Istniejąca licencjonowana skrzynka pocztowa + alias: otwórz profil użytkownika, Zarządzaj nazwą użytkownika i adresem e-mail, dodaj alias, np. info@yourdomain.co.uk. Bezpłatne, bez dodatkowej licencji.
   • Skrzynka współdzielona: Zespoły i grupy → Skrzynki współdzielone → Dodaj. Używaj jej w przypadku adresów takich jak support@, obsługiwanych przez wiele osób. Do 50 GB, bezpłatnie, bez zużycia licencji.

5. Włącz DKIM w usłudze Microsoft Defender

To krok, o którym ludzie często zapominają, a który znacząco pomaga w tym, by e-maile trafiały do skrzynki odbiorczej. DKIM dodaje do każdej wiadomości podpis potwierdzający, że pochodzi ona z Twojej domeny.

1. Otwórz ustawienia uwierzytelniania poczty e-mail w usłudze Microsoft Defender (Poczta e-mail i współpraca → Zasady i reguły → Zasady dotyczące zagrożeń → Ustawienia uwierzytelniania poczty e-mail → DKIM).
2. Kliknij swoją domenę. Jeśli Microsoft oferuje opcję Utwórz klucze DKIM, kliknij ją. Zostaną wówczas wyświetlone dwa rekordy CNAME.
3. Dodaj oba rekordy o nazwach selector1._domainkey oraz selector2._domainkey, używając wartości dokładnie takich, jakie podaje firma Microsoft. Są one unikalne dla każdego konta Microsoft, więc nie można ich odgadnąć. W przypadku korzystania z hostingu dodaj je w edytorze strefy (Zone Editor). Jeśli posiadasz tylko domenę, dodaj je na stronie DNS tej domeny.
4. Wróć do usługi Defender i włącz opcję podpisywania wiadomości dla tej domeny za pomocą podpisów DKIM. Jeśli pojawi się komunikat, że rekordów jeszcze nie znaleziono, odczekaj chwilę i spróbuj ponownie.

6. Dodaj rekord DMARC

DMARC informuje inne usługi pocztowe, jak postępować z wiadomościami, które rzekomo pochodzą z Twojej domeny, ale nie przechodzą pomyślnie weryfikacji SPF i DKIM. W usłudze Microsoft nie ma do tego specjalnego przełącznika: to po prostu kolejny rekord DNS. Strona konfiguracji poczty doda go automatycznie, jeśli Twoja domena go nie posiada. Aby dodać go samodzielnie:

• Typ: TXT
• Nazwa: _dmarc
• Wartość: v=DMARC1; p=none

Jeśli korzystasz z hostingu, dodaj to w Zone Editor. Jeśli posiadasz tylko domenę, dodaj to na stronie DNS domeny.

Przy ustawieniu p=none nic nie jest blokowane, więc można bezpiecznie dodać ten rekord od razu. Gdy mechanizmy SPF i DKIM zaczną działać, a poczta będzie funkcjonować bez zakłóceń przez kilka tygodni, możesz zmienić ustawienie na p=quarantine, a następnie na p=reject, co uniemożliwi innym osobom wysyłanie wiadomości podszywających się pod Ciebie. Dla danej domeny powinien istnieć tylko jeden rekord _dmarc.

7. Opcjonalnie: przekierowanie wszystkich wiadomości (catch-all) na jedną skrzynkę pocztową

Jeśli chcesz, aby wszystkie wiadomości kierowane na dowolny adres w Twojej domenie (niezależnie od tego, czy został on utworzony, czy nie) trafiały do jednej skrzynki odbiorczej, dodaj regułę przepływu poczty:

1. Administracja Exchange → Przepływ poczty → Reguły → Dodaj regułę → Utwórz nową regułę
2. Zastosuj, jeśli: Odbiorca → adres zawiera którekolwiek z tych słów → yourdomain.co.uk
3. Zrób tak: przekieruj wiadomość na → swoją skrzynkę typu „catch-all”
4. Z wyjątkiem sytuacji, gdy: odbiorcą jest → ta sama skrzynka typu „catch-all” (zapobiega to pętli przekierowań)
5. Zapisz i przełącz regułę na Włączoną na liście reguł.

8. Opcjonalnie: wysyłaj wiadomości transakcyjne ze swojej witryny za pośrednictwem M365

Jeśli Twoja witryna wysyła wiadomości e-mail (np. z formularzy kontaktowych czy potwierdzenia zamówień), domyślnie są one przesyłane za pośrednictwem przekaźnika pocztowego cPanel. Jeśli wolisz wysyłać je przez Microsoft, aby korzystały z tej samej reputacji co wiadomości wysyłane z Twojej skrzynki odbiorczej, możesz skierować ruch wychodzący z witryny przez swojego dzierżawcę M365, wykorzystując do tego łącznik przychodzący (Inbound connector).

To bardziej zaawansowane zagadnienie, dotyczące konkretnie konta Microsoft: zgłoś się do naszego działu pomocy technicznej, a my przeprowadzimy Cię przez ten proces.

Wskazówki i pułapki

Łączony rekord SPF przy jednoczesnym wysyłaniu wiadomości z cPanel

Jeśli Twoja witryna na cPanel wysyła wiadomości transakcyjne, a Twoja skrzynka pocztowa znajduje się w usłudze Microsoft 365, rekord SPF skonfigurowany wyłącznie dla M365 spowoduje, że wiadomości z witryny nie przejdą weryfikacji SPF. Zamiast tego użyj poniższej wersji łączonej:

v=spf1 +a +mx +include:relay.mailchannels.net +include:spf.protection.outlook.com ~all

Migracja istniejącej skrzynki pocztowej cPanel

Jeśli masz wiadomości w skrzynkach cPanel, które chcesz zachować w Outlook, najpierw skonfiguruj nową skrzynkę Microsoft (z włączoną obsługą IMAP), a następnie dodaj obie skrzynki jako konta IMAP w kliencie poczty na komputerze (Outlook lub Thunderbird) i przenieś foldery metodą „przeciągnij i upuść”. Dzięki temu skopiujesz pocztę przed zmianą rekordów MX.

Poczta „zaginiona” po zmianie rekordu MX

Jeśli po zmianie rekordów MX wiadomości e-mail zaczynają znikać, niemal zawsze przyczyną jest jedna z dwóch rzeczy:

1. Nie skonfigurowano zdalnego serwera poczty (Remote Mail Exchanger) (dotyczy klientów hostingu): zobacz krok 3 powyżej. cPanel nadal próbuje dostarczyć pocztę lokalnie.
2. Adres odbiorcy nie istnieje jeszcze w M365: firma Microsoft odrzuca wiadomości kierowane do nieznanych skrzynek pocztowych. Dodaj ten adres jako skrzynkę pocztową lub alias albo skonfiguruj regułę „catch-all” w kroku 7.

Weryfikacja trwa wieki

Zmiany DNS wprowadzone przez cPanel propagują się na naszych serwerach nazw w ciągu kilku minut, jednak zewnętrzne resolvery przechowują w pamięci podręcznej stare wartości. Skorzystaj z narzędzia takiego jak dig TXT yourdomain.co.uk @1.1.1.1 lub whatsmydns.net, aby sprawdzić, co widzą publiczne serwery DNS.

Potrzebujesz pomocy?

Utwórz zgłoszenie, a przeprowadzimy Cię przez ten proces lub skonfigurujemy M365 na Twoje życzenie: większość domen jest gotowa w około 30 minut.