Koppel de e-mail van je domein aan Microsoft 365

Als je de e-mail voor je domein liever via Microsoft 365 ontvangt (en verstuurt), met gebruik van Outlook op desktop, web en mobiel, in plaats van via cPanel-webmail, dan doorloopt deze handleiding alle stappen die wij zelf hanteren.

Let op: zodra de e-mailstroom naar Microsoft 365 wordt verplaatst, ontvangen je bestaande cPanel-e-mailaccounts voor dat domein geen nieuwe e-mails meer. Alles wat zich al in die mailboxen bevindt, blijft daar bewaard voor archivering, maar nieuwe e-mails worden naar M365 verzonden. Houd hier rekening mee.

De snelle manier: meld u aan en open uw e-mailverbindingspagina. Kies uw domein en Microsoft 365, plak de gegevens die Microsoft u in stap 1 geeft, en wij voegen de records voor u toe, inclusief DMARC. Als u deze snelle manier gebruikt, slaat u stap 2 en 3 over en gaat u verder vanaf stap 4.

Heb je alleen je domein bij ons geregistreerd, maar geen hosting? Dan heb je geen cPanel, dus gebruik de snelle methode hierboven. Stap 3 is niet op jou van toepassing. Waar een stap Zone Editor noemt, gebruik je in plaats daarvan de DNS-pagina voor je domein. Als je domein e-mail doorstuurt, stopt het doorsturen zodra je verbinding maakt, dus maak eerst je mailboxen aan.

1. Voeg je domein toe aan de Microsoft 365-tenant

In admin.microsoft.com:

1. Instellingen → Domeinen → Domein toevoegen
2. Voer je domein in (bijv. example.co.uk) en klik op Dit domein gebruiken.
3. Wanneer je wordt gevraagd hoe je het eigendom wilt verifiëren, kies je voor Een TXT-record toevoegen. Microsoft toont je een waarde zoals MS=ms12345678. Deze voeg je toe in stap 2.
4. Wanneer er wordt gevraagd hoe je verbinding wilt maken: kies voor Je eigen DNS-records toevoegen (je beschikt bij Gravity Host al over volledige DNS, dus laat Microsoft je nameservers niet wijzigen).

2. DNS-records toevoegen via cPanel Zone Editor

Open in je Gravity Host cPanel de Zone Editor voor het domein. Je voegt de records toe die Microsoft je in stap 1 heeft getoond, plus nog een paar andere:

Type	Naam	Waarde	Prioriteit
TXT	@	MS=ms12345678 (je waarde uit M365)	Geen
MX	@	example-co-uk.mail.protection.outlook.com	0
CNAME	automatische detectie	autodiscover.outlook.com	Geen
TXT	@	v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all	Geen

Opmerking over de MX-waarde: Microsoft vervangt punten door koppeltekens in je domein bij het genereren van de hostnaam voor e-mailbeveiliging. Kopieer altijd de exacte waarde uit de installatiewizard van Microsoft. Stel deze niet zelf samen. Nieuwere domeinen krijgen mogelijk een waarde die eindigt op .mx.microsoft, wat net zo goed is.

Opmerking over SPF: Als je ook e-mail verzendt vanuit cPanel (bijvoorbeeld transactionele e-mail vanaf een website op hetzelfde domein), gebruik dan een gecombineerd SPF-record. Zie "Tips" onderaan.

3. Externe mailserver (Remote Mail Exchanger) instellen in cPanel (hostingklanten)

Dit is de stap die de meeste handleidingen overslaan, en het veroorzaakt echte problemen als je hem mist.

Zelfs na het wijzigen van het MX-record blijft cPanel het domein standaard behandelen als een lokale mailserver en probeert het alle e-mail die het ziet af te leveren in een cPanel-mailbox. Omdat Microsoft de mailboxen nu host, zorgt deze lokale aflevering ervoor dat berichten die eigenlijk naar Outlook hadden moeten gaan, geruisloos verdwijnen.

1. cPanel → E-mailroutering
2. Kies het domein
3. Schakel over van Local Mail Exchanger naar Remote Mail Exchanger
4. Opslaan

Vanaf dit punt respecteert cPanel het MX-record en bemoeit het zich er niet meer mee.

4. Verifieer in Microsoft 365 en voeg postvakken toe

1. Ga terug naar admin.microsoft.com → Domeinen → klik op Doorgaan / Verifiëren. Microsoft controleert de records die je in stap 2 hebt toegevoegd. De domeinstatus verandert in Gezond.
2. Voeg uw e-mailadressen voor het domein toe. Twee veelvoorkomende patronen:
   • Bestaande gelicentieerde mailbox + alias: open de gebruiker, Gebruikersnaam en e-mailadres beheren, voeg een alias toe zoals info@yourdomain.co.uk. Gratis, geen extra licentie nodig.
   • Gedeelde mailbox: Teams en groepen → Gedeelde mailboxen → Toevoegen. Gebruik dit voor adressen zoals support@ die door meerdere personen worden gelezen. Tot 50 GB, gratis, er wordt geen licentie verbruikt.

5. Zet DKIM aan in Microsoft Defender

Dit is de stap die mensen vaak vergeten, en het helpt je e-mail enorm om in de inbox terecht te komen. DKIM voegt een handtekening toe aan elk bericht die bewijst dat het afkomstig is van jouw domein.

1. Open de instellingen voor e-mailverificatie in Microsoft Defender (E-mail en samenwerking → Beleid en regels → Bedreigingsbeleid → Instellingen voor e-mailverificatie → DKIM).
2. Klik op je domein. Als Microsoft de optie DKIM-sleutels maken aanbiedt, klik je daarop. Vervolgens worden er twee CNAME-records getoond.
3. Voeg beide records toe, genaamd selector1._domainkey en selector2._domainkey, met de waarden exact zoals Microsoft ze weergeeft. Deze waarden verschillen per Microsoft-account, dus ze kunnen niet worden geraden. Met hosting voegt u ze toe in Zone Editor. Met alleen uw domein voegt u ze toe op de DNS-pagina van uw domein.
4. Schakel in Defender Berichten voor dit domein ondertekenen met DKIM-handtekeningen in. Als de melding verschijnt dat de records nog niet kunnen worden gevonden, wacht dan even en probeer het opnieuw.

6. Een DMARC-record toevoegen

DMARC geeft andere e-maildiensten instructies over wat ze moeten doen met e-mail die afkomstig lijkt te zijn van jouw domein, maar niet door de SPF- en DKIM-controles komt. Er is in Microsoft geen specifieke schakelaar hiervoor: het is simpelweg een extra DNS-record. De e-mailverbindingspagina voegt dit automatisch voor je toe als je domein er nog geen heeft. Om het zelf toe te voegen:

• Type: TXT
• Naam: _dmarc
• Waarde: v=DMARC1; p=none

Als je hosting hebt, voeg je het toe in de Zone Editor. Als je alleen een domein hebt, voeg je het toe op de DNS-pagina van je domein.

Bij p=none wordt er niets geblokkeerd, dus je kunt dit veilig direct toevoegen. Zodra SPF en DKIM werken en je e-mailverkeer enkele weken probleemloos verloopt, kun je de instelling wijzigen naar p=quarantine en later naar p=reject; hiermee voorkom je dat anderen e-mails versturen uit jouw naam. Een domein mag slechts één _dmarc-record hebben.

7. Optioneel: catch-all naar één mailbox

Als je wilt dat alle adressen binnen je domein (ongeacht of je ze hebt aangemaakt) in één enkele inbox terechtkomen, voeg dan een Mail Flow-regel toe:

1. Exchange-beheer → E-mailstroom → Regels → Regel toevoegen → Een nieuwe regel maken
2. Van toepassing als: De ontvanger → adres bevat een van deze woorden → yourdomain.co.uk
3. Doe dit: Stuur het bericht door naar → je catch-all-mailbox
4. Behalve als: De ontvanger is → dezelfde catch-all-mailbox (voorkomt een doorstuurloop)
5. Sla op en zet de regel op Aan in de regellijst.

8. Optioneel: verstuur transactionele e-mail vanaf je website via M365

Als je website e-mails verstuurt (zoals contactformulieren of orderbevestigingen), verlopen deze standaard via de mail-relay van cPanel. Als je deze liever via Microsoft verstuurt, zodat ze dezelfde reputatie hebben als de e-mails die je vanuit je inbox beantwoordt, kun je het uitgaande verkeer van de website via een 'inbound connector' door je M365-tenant laten lopen.

Dit is geavanceerder en specifiek voor Microsoft-accounts: dien een supportticket bij ons in, dan helpen we je er stap voor stap doorheen.

Tips en valkuilen

Gecombineerd SPF wanneer je nog steeds vanuit cPanel verstuurt

Als je website op cPanel transactionele e-mail verstuurt en je inbox zich bij Microsoft 365 bevindt, zal het SPF-record dat uitsluitend voor M365 is bedoeld, e-mail van de website als SPF-fout markeren. Gebruik in plaats daarvan deze gecombineerde versie:

v=spf1 +a +mx +include:relay.mailchannels.net +include:spf.protection.outlook.com ~all

Migratie van bestaande cPanel-mailboxen

Als je e-mail in cPanel-mailboxen hebt staan die je in Outlook wilt behouden, stel dan eerst de nieuwe Microsoft-mailbox in (met IMAP ingeschakeld), koppel beide vervolgens als IMAP-accounts in een desktop-e-mailprogramma (Outlook of Thunderbird) en sleep de mappen over. Zo kopieer je de e-mail voordat je de MX-records wijzigt.

E-mail "zoek" na MX-wijziging

Als er na de MX-wijziging e-mail begint te verdwijnen, is er bijna altijd sprake van een van de volgende twee zaken:

1. Remote Mail Exchanger is niet ingesteld (hostingklanten): zie stap 3 hierboven. cPanel probeert nog steeds lokaal af te leveren.
2. Het e-mailadres van de ontvanger bestaat nog niet in M365: Microsoft weigert e-mail naar onbekende postvakken. Voeg het adres toe als postvak of alias, of stel de catch-all-regel in zoals beschreven in stap 7.

Verificatie duurt ontzettend lang

DNS-wijzigingen via cPanel worden binnen enkele minuten doorgevoerd op onze nameservers, maar externe resolvers slaan de oude waarden op in de cache. Gebruik een tool zoals dig TXT yourdomain.co.uk @1.1.1.1 of whatsmydns.net om te controleren wat er in de openbare DNS zichtbaar is.

Hulp nodig?

Open een ticket en we doorlopen het proces samen met je, of we voeren de M365-installatie op verzoek voor je uit: de meeste domeinen zijn binnen ongeveer 30 minuten gereed.